В три шага возможно осуществить передачу документов из одного населённого пункта в другой, воспользовавшись помощью нотариуса, если счёт идёт на минуты. Мгновенная передача документов на дальние расстояния возможна благодаря нотариальному подтверждению равнозначности электронной и бумажной версии передаваемых материалов. В три шага осуществляется процесс передачи достоверности: от варианта на бумажном носителе к цифровому варианту и наоборот.
Шаг первый. Нотариально уполномоченное лицо производит перевод бумажного документа в цифровой формат и производит соответствующие действия по признании таких документов полностью равнозначными.
Шаг второй. Отправка файла по внутренним каналам электронного взаимодействия в соответствующий населённый пункт, где данную информацию получает другой нотариус.
Шаг третий. На этом этапе процедура проводится с точностью до наоборот: из цифровой версии нотариус, предварительно проверив полученную документацию, производит перевод электронной информации на бумажный носитель, распечатывает и подтверждает их соответствие.
Принципиально важный момент заключается в равной юридической силе обеих версий документов. Удостоверение соответствия документации стало обязанностью нотариусов в 2014 году после соответствующих поправок в закон. Теперь ежегодно такой «нотариальной опцией» пользуются сотни тысяч россиян.
Особенно востребованной такая нотариальная практика становится в преддверии праздников, когда требуется передать необходимую документацию максимально быстро, а курьерская служба или почта могут подвести в самый ответственный момент. В таком случае лучше не рисковать и сразу обратиться за помощью к нотариусу. Так поступают, например, предприниматели, когда проводят операции по отчуждению компании, филиалы которой могут различное территориальное местоположение или супруги в разводе, оформляющие соглашение на выезд ребёнка в другую страну. Зачастую, и в том и в другом случае требуется оперативно направить документацию получателю в иной населённый пункт и выручает именно помощь нотариуса.
Важно отметить, что согласно действующему законодательству, существуют ограничения на создание копий документов в электронном виде, удостоверяющих личность, а также документов, составленных в произвольной форме в качестве подтверждения каких-либо сделок.